포커스그룹을 활용한 윤리 리스크 평가(ERA) 사례 [특별한 접근] 모든 회사에는 그 회사만의 윤리 리스크 평가(Ethics Risk Assessment) 프로세스가 필요하다. 이 프리젠테이션은 조직 내 모든 계층과 기능부서의 종업원 집단을 광범위하게 참여시키는 윤리 리스크 평가(ERA) 프로세스에 초점을 맞춘다. 우리는 또한 데이터로부터 결론을 끌어내는 것을 어떻게 계획에 포함시키며, 이 정보가 어떻게 보다 효과적인 윤리/컴플라이언스 프로그램을 창출하는데 활용되는지에 대해서도 토의할 것이다. 1.윤리 리스크 평가를 위한 계획 수립하기 계획수립 --> 윤리리스크 평가 --> 커뮤니케이션/정책과 절차/교육훈련/보증검토 [윤리 리스크 평가(ERA)의 목표] • 회사의 법률자문위원이 회사에 법률적 자문을 할 수 있는 정보의 확보 • 주제에 제한 없음 - 백서 • 균형잡힌 인풋 – 편견과 예견된 결론 회피하기 • 360도 시야 – 기능횡단적인 관점 • 모든 기능부서 집단을 참여시키기 • 모든 계층의 종업원들로부터 인풋 • 지리적 다양성 • 오너십 – 그것은 우리 것이라야 해 [중요한 요소들] • 전체적인 구조  >>인터뷰를 진행하기 위해 위원회 멤버 선발하고 교육하기  >>변호사-의뢰인 면책특권 유지하기(이것은 개인회사의 의사결정)  >>규모 • 적합한 통제 계획 수립(Map the in-place controls)  >>효과성 측정  >>격차(갭) 확인 • 마스터 리스크 등록기(Master Risk Register) 작성  >>존재 여부와 관계 없이 모든 가능성의 목록을 작성하기  >>법률적 주제와 윤리적 주제 양자를 모두 고려하기 • 커뮤니케이션 계획  >>프로세스에 상위 경영진 참여(Senior management buy-in of process)  >>참가자들에게 프로세스와 요구사항을 설명  >>고위 경영진에게 결과 보고 [방법론] • 포커스 그룹  >>혼합된 그룹  >>아젠다 없음 – 토의가 되어가는 대로 놔두기  >>방안에 있는 잠재적 방해자들을 주의하기 – 인적자원부서(HR), 법무부서(legal),  부사장들(VP’s) • 개별 인터뷰  >>간부 계층 종업원  >>조직내 독특한 지위 2.윤리 리스크 평가—추진 동인(The Driver) 계획 --> 윤리리스크 평가 실시--> 커뮤니케이션/정책과 절차/교육훈련/보증검토 [데이터 수집] • 포커스 그룹 진행자(Focus group moderators) 수를 제한한다 • 인터뷰 진행자는 둘씩 짝을 지어 작업하게 한다 • 노트 기록은 프로세스 중에 미리 검토한다 • 출장과 실행계획을 세운다 • 상세한 기록 – 맥락을 유지한다 • 결과는 놀랄 만큼 방대한 데이터 “데이터의 품질 수준이 좋아야 결론도 좋다!” [포커스 그룹] • 구성  >>비교적 동일한 직무 레벨 – 프로젝트 중심  >>집단의 크기는 12~15명의 종업원  >>무작위선정 – 공정하고 편향되지 않게 • 진행자(moderator)와 노트필기자(note-taker)의 역할  >>경험과 지적 수준을 갖춘 사람 – 방향을 바꾸거나 건설적인 탄젠트(tangent)를 따라갈 수  있고 , 신속하게 친밀한 관계를 만들 수 있는  >>비교목적(comparative purposes)을 위해서 집단 사이에 합리적인 수준의 일관성을 유지  >>노트 필기자는 정보를 종합할 수 있도록 적극적인 청취자라야 한다  >>노트 필기자(Note-taker)는 진행자(moderator)와 다른 정보를 포착한 이후에는  후속 질문(follow-up question)을 던질 수 있어야 한다 • 참여자 초청  >>초청받은 사람들에게 메모전달 – 목적, 장소, 날짜와 시간  >>사전 준비사항 없음; 아무 것도 가져올 필요 없음  >>회합에서 나온 정보는 변호사-의뢰인 면책특권에 따를 것임을 설명 (만일 윤리 리스크  평가가 변호사-의뢰인 면책특권 하에 진행된다면) • 분위기 조성(Setting the Tone)  >>17명의 인원이 테이블에서 상호간에 대면할 수 있을 정도의 시설  >>진행자와 노트필기자는 헤드 테이블에 앉거나 측면에 앉을 수 있다  >>참가자들이 도착하면 맞이하면서 “가벼운 대화” 건네기  >>복장은 참가자들의 복장과 비슷하게 • 시작하기  >>도입 – 당신은 누구이고, 왜 여기 있는가  >>정직한 피드백을 얻는 것이 목적임을 밝혀라 – 솔직해라 (변호사-의뢰인 면책특권을  유지하는데 대하여 간단한 언급)  >>도입을 위해 룸을 배회하기 – 참가자들은 이름을 언급하지 않기로 할 수 있다  (no sign-in sheet) • 질문 시작하기(opening question)  >>“이봐요, 나는 당신이 회사를 위해 일하고 있는 것을 알고 있고, 회사가 무엇을 하는지도  알아요, 하지만 일하기는 어때요? 환경은 어때요?” 라고 물어보는 이웃에게 얘기하는  자신의 모습을 떠올려봐라. 여러분은 어떻게 답변할 것인가?  >>진행자: 다음과 같은 키워드 혹은 표현으로 후속조치 하라: 늘 변하고 있다, 좋은 회사,  높은 압력, 불확실성, 톱다운, 빨리 진행되는, 호의적인 등등. 이런 표현들을 몇 가지  사용하면서 리스크로 옮겨간다 • 리스크로 옮겨가기  >>진행자: 다음과 같은 키워드 혹은 표현으로 후속조치 하라: 늘 변하고 있다, 좋은 회사,  높은 압력, 불확실성, 톱다운, 빨리 진행되는, 호의적인 등등.  >>별 생각없이 법률이나 회사의 정책을 위반할 수도 있고, 윤리적 기대치를 어길 수도 있다.  회사가 직면하게 될 리스크는 무엇인가?  >>노트 필기자는 언급된 리스크에 라벨을 붙이고 범주별로 구분한다  >>특별히 참가자들의 책임과 관련이 있는 리스크로 깊이 파고 들어간다  >>리스크 X가 일어날 가능성은 어느 정도인가?  >>만일 그 리스크가 일어난다면 영향이 어느 정도일 것으로 생각하는가?  >>여러분이 보기에 리스크 통제장치의 어디엔가 취약점이 있는가? • 결론 및 요약  >>질문을 던져라, “회사가 직면하는 컴플라이언스와 윤리 리스크 중에서 향후 몇 년 이내에  가장 악화될 가능성이 높은 것은 무엇이라고 보는가?”  >>마지막 질문, “만일 여러분이 회사를 책임지고 있고, 우리가 직면하는 컴플라이언스와  윤리 리스크들 중에서 하나 혹은 그 이상을 경감시키기 위하여 한가지 일을 할 수 있다면  그 한가지 일은 무엇이라고 생각하는가?”  >>참가자들이 여러분과 컨택하고자 할 경우를 대비하여 여러분의 이름과 이메일 주소를  마커 보드 위에 남겨라.  >>포커스 그룹이 끝난 후에는 편안하고 호의적인 방식으로 어슬렁거리면서 남아있는  사람들과 얘기를 나누어라 [데이터 해석] • 노트와 진술, 코멘트를 문맥 속에서 유지하라 • 노트와 진술, 코멘트의 목록을 작성하라 • 트렌드와 패턴을 결정하기 위해 목록으로 작성된 데이터를 선택하고 분류하라 • 각 리스크 발생의 중대성과 가능성에 따라 우선순위를 부여하는 시스템을 확립하라 3.효과적인 윤리/컴플라이언스 프로그램을 위한 후속조치 계획 --> 윤리리스크 평가 -->커뮤니케이션/정책과 절차/교육훈련/보증검토 [의도하지 않은 결과들] • 여러분과 회사는 윤리에 대하여 진지한가? • 굉장한 스포트라이트를 “비추고 있다(on)” • 사건 사고는 테스트가 된다 (그리고 여러분은 잘못된 시각을 떨쳐버리기 위해 적절한 일부  정보를 종업원들과 공유할 수 없을지도 모른다) • 경영진의 행위가 종업원의 기대에 부응하지 못하고 있다 • 경영진이 윤리에 대한 헌신을 저해하고 있다(Leadership has a high bar to  affirm commitment to ethics) “필요하다면 리스크 평가 동안에 확인된 특별한 리스크에 대비할 수 있도록 필요한 조치를 취하라.” [의도하지 않은 결과들을 관리하기] • 충분한 커뮤니케이션 계획을 세워라 • 분명한 방향과 기대사항을 제공하라 • 제대로 된 교육훈련을 실시하라 • 윤리적 행동과 컴플라이언스를 향한 집요한 태도를 보여줘라 • 윤리와 컴플라이언스 주제에 관하여 토론이 일어날 수 있는 환경을 조성하라 • 회사 정책을 일관성 있게 적용하라 [자료정리 : e매니지먼트㈜ 윤리경영연구소 나상억 소장] [출처 : 2010 ECOA 컨퍼런스 자료 / 발표자--George Fadool, P.E. (Chief Ethics and Compliance Officer, Skanska USA Inc.), Margaret Bavuso, Esq. (Chief Compliance Officer, New York University, Abu Dhabi) ]